印刷コスト削減のコツと注意点とは？通信費削減のプロが解説

コロナ禍で市場環境が大きく変わる中、経費削減に取り組む会社が増えてきました。その内の１つが、コピー機や複合機などの印刷コスト。

日々何気なく使っている印刷も少し見直しを行うだけで、実は大きな経費削減に繋がる可能性があるそうです。

今回は、コピー機を中心とした通信費削減のプロにコピー代の削減方法や注意点を伺ってみました。

毎月の印刷コストを削減したい。ポイントはカウンター料金を減らすこと

-コピー機・複合機などの印刷コストを削減する方法を教えてください。

田平様：いくつか方法はありますが、多くの会社が見落としがちなのがカウンター料金です。カウンター料金を見直すことで印刷コストを大きく削減できる可能性があります。

カウンター料金とは？

カウンター料金とは、購入後に発生するトナー代や保守メンテナンス代のことです。大きなコピー機では、1枚印刷する毎に、白黒だと何円カラーだと何円という形でカウンター料金というのが請求されます。

皆さんコピー機を買う時はどうしても機械本体の代金、つまりリース料金に目が行きがちで、カウンター料金を見ている方はあまりいらっしゃいません。単価が小さいので目立ちにくいんですよね。

ただ、実際には1枚あたりの単価×印刷枚数なので、日々紙を多く刷る会社ほど後から大きな出費になってしまうということがよくあります。

カウンター料金の削減は、企業からするとランニングコストが削減できるということになります。

実際にどれくらいの削減に繋がる？

「今、コピー機のカウンター料金いくらですか？」と聞いても答えられる経営者の方はほとんどいらっしゃいません。毎月請求が来たら合計額を見て「まぁこんなもんだろう」で終わってるんです。

ただ、しっかりとここを見直すことでカウンター料金が半額になることもあります。

とある服飾・玩具用品の販売を行なっている会社では、コピー機を3台くらい使用していて、カウンター料金がカラー1枚30円とかなり高額でした。

そこでコピー機を入れ替えたところ、カウンター料金をカラー1枚30円から8円にすることができ、毎月合計で15万円ほどの削減に繋がった例もあります。

利益率が10%だとしたら、月150万円の売上に相当する価値があるので、経営者の方にも「あ、こんなに今安いんだ」と喜んでいただきました。

印刷コスト削減を考えたときに注意するべきこと

-印刷コストの削減をする上で企業が注意しておくべきことがあれば教えてください。

注意点①：初期費用+ランニングコストで比較検討する

田平様：まず、インターネットや知人経由でいくつかの業者に声をかける方が多いと思いますが、その際、提案書や見積書を俯瞰してみる必要があります。

先ほどの話に繋がりますが、見積書を貰うとどうしても機械代金に目がいきがちなんですよね。

それだけではなくて、「このカウンター料金で毎月何枚印刷したらいくらかかるのかな？」「そこにリース料金をプラスしたら毎月のコピー機に関わるランニングコストはいくらなのかな？」というところをしっかりとシミュレーションを出してもらい、その上で比較検討する事が大切です。

注意点②：経費削減だけに目を向けない

もう一つは、安かろう悪かろうにならないように注意が必要です。

例えば、コピー機を入れ替えてリース料金は安くなったけど、印刷スピードが遅くなった。印刷の画質が悪くなった。サービスマンの質が低下した。など、マイナス面にも目を向けておく必要があります。

特にデザイン関係や建築関係の会社で、印刷の質や色合いにこだわりを持っている方は、必ず導入前に印刷サンプルデータを送ってもらって確認することをおすすめします。

コピー代など通信費削減を専門家に相談するメリット・デメリット

-通信費削減コンサルタントなどの専門家に相談をするメリット・デメリットを教えてください。

メリット：時間を節約して本業に集中できる

田平様：メリットとしては、やはり時間ですね。情報収集したり、色々な業者から相見積を取ってシミュレーション出してもらって、サンプルデータ送ってもらって、といった時間を全て節約して本業に当てられる点は大きいと思います。

デメリット：当たり外れがあること

デメリットとしては、専門家にも当たり外れがあることです。

一口に専門家といっても経験や情報量は様々ですので、やはり経験豊富で最新情報を持っている専門家と取引をしないと、古い情報を提供されてしまうといったことがあります。

また、中にはコピー機メーカーと直接、特別契約をしているところもあります。「毎月何台売ってください。そしたら仕切り価格をこのぐらいに下げますよ」「何台売ったらいくらインセンティブでバックしますよ」とかそうした取引をするわけです。

そうなると、やはりお客様目線ではなくて、特別契約をしているメーカーの機械だけしか売らなくなってしまうんです。そうすると、お客様の都合に見合っていない商品を提供されてしまう恐れがあります。

専門家と聞くと、お客様からは知識や経験豊富だから安心だろうというイメージがあるかもしれませんし、もちろん、そうしたメリットはあるものの、それプラス、セカンドオピニオン的な人も見つけておくのはおすすめします。

良い専門家を見極める方法は？

-良い専門家を見極めるための方法って何かあるんでしょうか？

田平様：ちょっと面倒くさいことをお願いして対応をみたり、後は提案を受けた後、何日間かあえてこちらからは全く連絡しないでおくのも良いと思います。

メーカーから毎月のノルマを設定されているところだと、月末近くになって、頻繁に連絡が来るようになるので、本当に自社のことを考えてくれているのか、ノルマ目的なのかを判断する材料にはなるかなと思います。

-最後に印刷コスト削減を考えている方へ一言お願いします。

田平様：経費削減というのはご存知の通り、そのまま利益に繋がるので、簡単に継続的に利益を上げられるという方法です。

本当にこのコロナ禍で、誰もが正解の見えないような中で皆さん本当にご苦労されてると思いますが、そういう中での経費削減ということで言えば、少なからずお手伝いは出来るかと思いますので、是非こんな時こそ、もう一度経費の細かいところからしっかりと見直していってみてはいかかでしょうか。

目安としては、毎月2,000枚以上の紙を印刷している会社様であれば、今よりも印刷コストを削減できる可能性があります。

現在のコピー機のリース契約書とカウンター料金の請求明細の2つだけあれば、簡単に入れ替え後のシミュレーションができますので、気になる方はお気軽に私までお問い合わせ頂けたらと思います。