テレワークで従業員のモチベーションが低下。企業はどのように対応するべき?

港国際社労士事務所/株式会社 港国際ワークスタイル研究所 代表取締役 近藤 由香

新型コロナ禍でテレワーク・在宅勤務制度を導入する会社が急増しています。

育児をしながら仕事ができる、通勤ストレスがなくなるといったメリットが挙げられる一方、スタッフのモチベーションが続かない、といったテレワークならではの課題もでてきました。

今回は、現役社労士の近藤先生に中小企業がテレワークを導入する上で覚えておくべきポイントを伺ってみました。

労務管理における注意点やスタッフのモチベーション維持のためのコツなど、テレワークの導入を検討している企業が知っておくべき情報が盛りだくさんです!

港国際社労士事務所/株式会社 港国際ワークスタイル研究所 代表取締役 近藤 由香 先生

大学卒業後、損害保険会社で勤務。

就業規則が整備されていない中小企業の現状や離職率の高さを知り、在職中に社会保険労務士を取得。

その後「港国際社会保険労務士事務所」とワークライフ・バランス、働き方改革の相談業務に特化した「株式会社 港国際ワークスタイル研究所」を同時に設立。

現在は社会保険労務士の資格を活かしながら、ホワイト企業変革をテーマに各所でセミナーや講演会を実施。最近では、テレワーク制度導入についても積極的に支援を行なっている。

テレワーク中のスタッフのモチベーション管理はどうすればいい?

インタビュアー:本日は宜しくお願いします。最初に、港国際社労士事務所のサービス内容や強みを教えて頂けますか?

近藤先生:給与計算手続きなどの通常の社労士業務はもちろん、「働き方を変える」というところに非常にニーズが高まっています。

テレワークや残業・労働時間の削減、副業解禁、上場を視野に入れた労務管理体制の構築といったコンサルティングを積極的に行なっていて、その辺が強みだと思います。

インタビュアー:特に今はコロナで働き方が大きく見直しされていますもんね。

近藤先生:そうですね。コロナ禍となって、テレワーク規程を急ぎで作ったり、助成金を申請したりといった動きは増えています。

特にテレワークの導入相談は多く、テレワークの導入時の相談に加えて、テレワークを始めたけど人が辞めそう、といった導入後のご相談も多いです。

インタビュアー:今日はとくにそのテレワークに関してお話伺いたいなと思っています。テレワーク導入の現状について教えて頂けますか?

近藤先生:実は、新型コロナ拡大以前も全国の39%くらいの会社がテレワークを導入していたんです。それが、新型コロナ以降で80%くらいの会社が一気に導入し始めたという統計があります。

元々、東京都ではオリンピックのために一生懸命進めていたということもあり、テレワーク自体は昔からある程度浸透していたのですが、コロナを機に爆発的に増えたという印象です。

インタビュアー:テレワークでよくある問題として、働く側のモチベーションの維持が難しいとかあると思います。ここについては、企業はどのような対策が考えられるのでしょうか。

近藤先生:着眼点としては3つあります。

1つが、従業員の感情の問題です。

コミュニケーションが減り、孤立してしまい、孤独感が高まる、その結果モチベーション低下してしまうことがあり得ます。

それについては上司や経営陣が、テレワークをやりつつも週1日等オフィスに来る日を設けて、「最近はどう?」と声かけするなどのコミュニケーションの仕組みと、コミュニケーションの質を工夫することがまず必要です。

2つ目が、離職率の問題です。上記のように孤立、孤独感があると会社を辞める人が出てきてしまうという点です。

やはりテレワークだと人の顔が見えないので、自分がやっていることって誰がやっても同じなのではないか・・・、と機械的な作業になってしまう可能性があります。

そうすると、時給が高いところにいった方が良いのでは?別にこの会社じゃなくても良いのでは?となってしまうのです。

ですので、会社への帰属意識を高めるために、会社のビジョンや夢を共有して、単なる作業ではなく会社自体を好きになってもらうという取り組みが今後必要となってくると思います。

3つ目が、評価項目を工夫することです。

テレワークですと、業務をこなした量、早さ等定量的な点を重視しがちになるのですが、そうなるとこれまでは対面で数字以外のところ(教育やお客様や他のスタッフへの気遣いなど)も評価されていた人が数字でしか評価がされなくなってしまう・・、そうすると、働き手のモチベーションに大きく影響します。

ですので、例えば教育に力を入れた人とか、組織が円滑に回るようにマニュアルを作った人、そうした組織へ貢献した人を評価するような項目も評価制度に入れることが良いかと思います。

インタビュアー:テレワークを導入することで組織のあり方そのものを大きく見直すきっかけになりそうですね。

近藤先生:そうですね。問題があったとしても、そこにいち早く気づいて手を打ってきた会社は、上手にテレワークを活用できているという印象です。逆に問題を放置していると、従業員が孤独を抱えて辞めていってしまうことが多いです。

テレワークを導入する上で大切な労務管理のポイント

インタビュアー:テレワーク制度を導入しようと思ったら、まず何から始めたらいいですか?

近藤先生:まず最初は、どの業務だったらテレワークにすぐに移行できるのかという点を考えて頂きます。ただこれは課題がありまして、これとこれは出来る、これは出来ないとポンポン浮かべばよいのですが、そもそも在宅でできる仕事とできない仕事が曖昧なケースも結構あるかと思います。そうした時は、「テレワークですぐできる業務」「ちょっと工夫すればできる業務」「絶対にテレワークが無理な業務」の3つに分類してみることからスタートします。

ちょっと工夫すればできる業務というのは、捺印を省略すれば可能だとか、ペーパーレス化したオンライン契約書にすればいける、という業務ですね。

どうしても立会いしなきゃいけないとか役所に提出しなきゃいけない業務は、絶対にテレワークが無理だという業務になります。

いきなり100%テレワークにするのではなく、まず業務を仕分けして、できる業務から初めて徐々にテレワーク業務を増やしていくことがポイントです。

この辺りは会社の業務の内容や状況によって異なりますので、例えば、IT系の会社ならすぐテレワークに移行できるけど、司法書士事務所なら絶対契約に立ち会わないといけないなど業種によってもまちまちです。

インタビュアー:実際に導入するにあたって、労務管理面で注意するべきことはありますか?

近藤先生:まず1つ目が時間管理です。時間管理といってもやり方は色々あって、今は遠隔でタイムカードを打ったり、テレワークでも始業終業の打刻ができますよね。

それで実際に働いた分を給与として支払うならいいのですが、予め決められた時間を働いたとみなす、事業場外みなし労働時間制を導入する場合、みなし労働時間の要件はすごく限られているのです。

ですので、その要件を理解して、しっかりと規程を定めないといけないです。それが出来ていないと、「実は未払い残業がすごくあった」という問題にもなりかねません。

どういう時間労働制度を使うのか、というのは話し合って就業規則に入れ込んでおく最重要ポイントとなります。

もう1つのポイントが、休憩時間の取り扱いです。

テレワークですと、「ちょっと席を外す」ということが可能となりますね。その時間を休憩にするのか、有給休暇にするのかなど、どのような取り扱いにするのかは決めておくことをおすすめします。

インタビュアー:休憩の取り扱いには、具体的 にどういった選択肢があるんですか?

近藤先生:大きくは4つあります。1つは私用外出扱いにする、2つ目が時間単位の有給休暇にする、3つ目が休憩時間にする、4つ目が始業終業の時刻をずらす方法が考えられます。

有給休暇にすると従業員の有給休暇の日数や時間が減ってしまいますし、休憩にすると、その分給与額が減ることが考えられます。始業時間を変更する方法であれば、労働時間自体は減らないためお給料は減らない、等従業員に大変影響がある大問題となります。

ですので、トラブルを防ぐ意味であらかじめ決めておくことをお勧めしています。

インタビュアー:なるほど。他にテレワーク制度をうまく運用する上で、企業が知っておくべきことって何かありますか?

近藤先生:2つあります。1つ目は労災事故。仕事中に怪我してしまうケースです。

「テレワークだったら労災は該当しないのではないか?」という会社が多いのですが、自宅で仕事をしてて、トイレに行き、トイレから戻ってきて転んで怪我した!とか、それも労災に該当する可能性があります。逆に洗濯物を干してて、そこで怪我したというのは労災に該当しない可能性が高いです。ポイントはケガと業務との関連性があるかどうか、という点が重要です。

2つ目が、テレワーク中の移動時間の取り扱いです。

テレワークといっても、午前中は自宅で勤務して、午後はオフィスに行くということもあり得ます。その時の移動時間は労働時間なのか?という問題があるのです。

従業員が自分の判断で、自分の都合で移動し、移動時間中は休憩時間のように、何してもいい、もちろん一切仕事のメールや電話をせず、休憩時間のように自由にしていい、ということであれば、労働時間には該当しませんが、その間に仕事のメールや電話をしたら労働時間とされる可能性があります。

未払残業代を確認する上で、移動時間を労働時間にするのかしないというのが、問題になるケースが増えてきています。そのため、今日は在宅ワークの日、今日はオフィスで仕事をする日というように、日毎に勤務地を明確に分けておく方が労務上は安心だとお伝えしています。

テレワークを上手に活用するコツはツールではなく、感情から考えること

インタビュアー:近藤先生が社労士として大切にしていること、やり甲斐を教えてください。

近藤先生:経営者の方にお会いした際、5年後か10年後、どんな会社にしたいか、どんな組織にしたいのかというのは、最初に聞いています。そして、それを一緒に叶えていくという、パートナーという立ち位置であることを常々考えています。

「近藤さんがいてくれると、すごく心強い」「近藤さんがいるから安心」と言っていただけるとすごく嬉しいです。やりがいですね。

インタビュアー:過去に印象に残ってるお客様とのエピソードを教えていただけますか。

近藤先生:お客様である人事担当者の方が人事労務を頑張っていたのですが、現場の営業さんと人事の方は温度感が違ったりするんですね。

具体的には、人事としてはこうしたいけど、現場は「そんなのできない」と言って対立することがあったりするのです。

ある人事労務の担当者の方と一緒に定期的にミーティングを重ねているのですが、同様の問題がありまして、ミーティングの最中に「どうして現場は分かってくれないんだろう」と涙ぐんでしまうこともありました。

そこで私は、その方のお話を聞いた素直な感想として「○○さんはすごく頑張ってると思うし、色々な会社を見てる中で、特に○○さんの頑張りってすごいと思いますよ」と伝えたら、その方が涙を流されました。

私としてはそのままの感想を伝えたつもりでしたが、その方にとってはそういうことを言ってくれる人が社内にも、もちろん社外にも誰もいなかったのです。だから「この言葉がすごく嬉しかった」と言ってくださった時に、私もちょっとウルッときてしまいました。

単に辞書のように答えやソリューションをお伝えするのではなく、お客様の話を聴く、労う、褒める、そういったこともお客様のお役に立てているのだと感じて非常にやりがいを感じたことがありました。

インタビュアー:最後にテレワーク導入を考えている会社に一言お願いします。

近藤先生:技術面だけ見ますとテレワークはやろうと思えばすぐにできるかもしれません。ですが先ほどのお話でもあったように、やはり従業員の感情や気持ち、モチベーションをフォローしていかないと、「私辞めます!」ということに繋がってしまいます。

ですので、機能的なことよりもコミュニケーションやスタッフの気持ち、感情面をケアしてあげるような体制やコミュニケーションの方法を先に考えると、テレワークを上手に活用できるのではと思います。

インタビュアー:大変勉強になりました。ありがとうございました!

港国際社会保険労務士事務所/株式会社 港国際ワークスタイル研究所

所在地:東京都港区白金

電話番号:03-6883-9483

HP:https://minato-kokusai.work/

https://white-shugyoukisoku.work/

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